SP2010: Taxonomías (III)

Posted Marzo 26th, 2010 by Juan José Cacho

Creación de términos desde el cliente

Una de las limitaciones más visibles de las nuevas taxonomías es que el grupo de términos se crea en el Central Administration, por lo que solo un usuario con permisos podrá crear, modificar o eliminar términos.

El nuevo servicio de Metadatos Administrados del que ya hemos hablado en dos artículos anteriores, nos provee de un sistema para poder crear grupos de términos a nivel global, pero tendríamos que poder crear esos términos según las necesidades del cliente, y eso solo lo podremos hacer si el propio cliente los crear en sus rutinas diarias.

Aquí tenemos la estructura básica de una taxonomía, que nos será de utilidad para las siguientes explicaciones.

Para solventar este problema tenemos dos opciones:

1.  Submission Policy – Open

Es necesario tener acceso al central administration.

Al definir un nuevo Term Set, deberemos poner la propiedad Submission Policy en Open, de esta forma estamos permitiendo que los usuarios finales creen ítems nuevos que serán guardados en nuestra taxonomía. Pudiendo así ser seleccionado en cualquier web application en el que tengamos este content type.

Una vez hecho esto, al crear nuestra nueva columna en una lista –por ejemplo-, debemos especificar que los usuarios puedan añadir nuevos ítems. Si no hemos definido Submission Policy = Open, no tendremos este campo seleccionable.

Con estos dos sencillos pasos tenemos un sistema de “términos” colaborativo, de tal forma que nuestro cliente podrá crear sus propios términos.

Es importante decir, que estos nuevos ítems no se podrán borrar desde el propio site, sino que tendremos que ir a la administración de nuestro Metadata Application para hacerlo.

Ahora vamos a verlo en funcionamiento.

Una vez realizado los pasos anteriores, cuando vamos a crear un nuevo ítem dentro de una lista, y abrimos el panel para hacer nuestra selección, veremos que tenemos una nueva opción, “Add New Item” que no nos salía antes:

Al pulsar, solamente tendremos que poner el nombre del nuevo término y listo, ya tenemos un valor más en nuestra taxonomía.

Ahora lo comprobamos en la administración de nuestro Metadata Application y veremos el nuevo término creado y listo para usarse.

2. Utilizar la taxonomía por defecto del sistema

Si no podemos acceder al central administration, siempre podemos utilizar el Term Store que viene por defecto en el SharePoint 2010.

// Central Admin // Service Application // Manage Service Applications

Por defecto, el Term Store del sistema contiene dos Term Set, Keywords para las etiquetas que utilicemos en los sitios y Orphaned terms, para las etiquetas que se hayan quedado sin documentos asociados.

El primer paso sería como siempre tener una lista o document library donde utilizar nuestra taxonomía. Los pasos para crear una columna de contenido de Metadatos Administrados ya lo explicamos en un artículo anterior, asi que pasamos directamente a las diferencias.

En el momento en el que debemos elegir nuestro Term Set, no lo haremos como hasta ahora, sino que Escogeremos directamente “Customize your term set”, de esta forma, el sistema nos creará un nuevo term set dentro del Metadata Application del sistema. Este term set tendrá el nombre de nuestra lista.

En el momento de crearla, nos dará la opción de empezar a crear nuevos términos, pulsando el botón derecho, aunque también tendremos la posibilidad de hacerlo más adelante como en el caso anterior.

Una vez aceptado, podemos comprobar que en el Metadata Application del sistema, tendremos creado un nuevo term set y que a partir de ahora, el cliente podrá crear nuevos términos desde el propio site.

NOTA: Lógicamente, para hacer este tipo de cambios, el usuario con el que lo hacemos deberá al menos tener permisos de escritura en nuestro site para poder crear términos en un term set, y permisos de administrador de sitio para crear la columna con un content type del tipo Metadata.