SP2010: Taxonomías (I)

Debido al sistema de gestión que utilizamos en Solvay, siempre han tenido mucho peso en nuestras investigaciones las mejoras en cuanto a sistemas de etiquetado, busquedas y metadatos a nivel global.

El SharePoint 2010 nos encontramos con un nuevo servicio especialmente interesante, los Metadatos Administrados (Metadata Managed Services – MMS).

Con este servicio lo que podemos hacer básicamente es definir lo que se denominan taxonomías, que no son otra cosa que datos jerárquicos definidos a nivel global y que podremos utilizar a nivel de cliente en cualquier site.

En el siguiente artículo explicaré de forma práctica como utilizar las taxonomías en nuestras listas, pero de momento nos vamos a quedar con la teoría y con el funcionamiento de este nuevo servicio.

Estructura de las taxonomías:

• Terms Stores: Es el nodo principal de la estructura de metadatos. En el están contenidos los Set Groups que a su vez contendrán los Terminos de nuestra taxonomía.

• Term Set Group: Es un grupo de Term Sets, un Term Stores puede incluir muchos de ellos.

• Term Set: Es una colección de Términos organizados de forma jerárquica. Se pueden almacenar 30.000 términos por cada Term Set, y un máximo de 1.000 terms sets por Term Stores .

• Term: Es el término en si de la taxonomía. Se pueden combinar, borrar, “deprecated”, traducir y mover.

Una de las mejoras que notaremos con los metadatos globales es el poder incluir nuestras propias taxonomías en cualquier elemento de nuestro sitio, crear motores de búsqueda o tipos de columna con nuestros metadatos.

Los términos creados en nuestros Term Sets también nos servirán como etiquetas (tags) de diferentes elementos de sitio, y también podremos utilizar los Term Groups como estructuras de navegación por nuestro sitio. -Veremos casos prácticos en próximos artículos-.

Content Types

Es importante entender que la importancia de los metadatos definidos a nivel global es el hecho de poder tener una taxonomía creada y poder compartirla de forma horizontal en diferentes Web Applications sin tener que volver a crear los mismos terminos una y otra vez.

Para ello, debemos conocer los nuevos cambios que incluye SP2010 respecto a los Content Types.

Hasta ahora, en MOSS2007 debiamos crear un content type para cada web application, si queríamos utilizar un mismo content type en varias Web Applications, tendríamos que crearlo varias veces.

Ahora, con SP2010 y el Content Type Publishing, el concepto cambia de manera radical, pudiendo compartir entre diferentes Web Applicationsnuestros content types.

Lo único que debemos hacer es crear nuestro content type y publicarlo en un Site Collection creado específicamente para actuar como Content type Hub (Concentrador), este Site Collection tendrá todos los content types que nosotros queramos compartir entre Web Applications, de forma que cualquier otra Web Applications pueda subscribirse a ese contenido, pudiendo utilizar, en este caso una taxonomía, como content type propio.

Las limitaciones de este sistema son que un content type, solo se puede publicar en un content type hub, aunque a un content type, se puedan suscribir varias Web Applications.

Más información:

Managed Metadata Planning en Microsoft TechNet

3 excelentes artículos en el blog de Ignasi Tebé