Publicado el 21 de Abril de 2010 por Juan José Cacho
Me entero por el blog de Hector Insua de que acaba de salir una competa guía de Operaciones para SharePoint Foundation 2010. Hay que tener en cuenta que es una versión beta, pero al menos ya tenemos documentación opara entretenernos durante unos días. 
Este documento, sumado a la reciente noticia de la disponibilidad de la versión RTM (Release to Manufacture) dentro de unos días de SharePoint 2010 nos dice que se acercan fechas moviditas.
Publicado el 20 de Abril de 2010 por Juan José Cacho
Adiós a los SSP (Shared Services Provider), Hola a las Services Application
En Sharepoint 2010 desaparecen los SSP (Shared Services Provider) y aparecen las Aplicaciones de Servicio. A diferencia de las posibilidades que nos ofrecía 2007 en la que los servicios estaban disponibles para todas nuestras web application obligatoriamente, los usaramos o no, en 2010, podemos especificar que servicios queremos tener disponibles en cada uno de nuestros web applications.
Otra diferencia a tener en cuenta es que cada unos de los servicios tendrá una base de datos –o más de una- propia.
Una de las propiedades sobre los servicios que nos ofrece SP2010 es la de poder publicarlo para poder hacer uso de ellos desde otros web applications o incluso en otras granjas de servidores.
Las diferencias principales entra los Shared Services Provider en MOSS 2010 y los Service Applications de SP 2010 se ven perfectamente en los siguientes diagramas. Mientras que en 2007 tenemos todos los servicios activados en todas nuestras web applications, en 2010 podemos decidir qué servicios no interesa tener.
La administración de estos servicios se puede hacer tanto a la hora de crear un nuevo web application como a posteriori editando las conexiones de los servicios.
Para acceder a la gestión de las aplicaciones de servicio iremos a:
Central Administration // Web Application management
En la ventana modal que se nos abre tendremos un perfil seleccionado por defecto en el que estarán todas las aplicaciones de servicio que tenemos creadas seleccionadas.
Seleccionamos el grupo donde pone “default” y lo ponemos en “custom”, de esta forma podremos deseleccionar que servicios no queremos tener activos en nuestra web application.
Con este sistema de elección de servicios, mejoramos el rendimiento de nuestras web application evitando tener en marcha servicios que no vamos a utilizar y pudiendo personalizar los que si necesitamos.
Para terminar, decir que las aplicaciones de servicios están disponibles en SharePoint Foundation 2010, no solo en la versión Server a diferencia de lo que ocurría en MOSS 2007 que los SSP no estaban disponibles en WSS.
Publicado el 5 de Abril de 2010 por Juan José Cacho
Una vez que tenemos un Service application creado en un site collection y queremos utilizarlo en servidor diferente, la posibilidad que nos dá SP2010 es la de suscribirnos al servicio.
Debemos estar seguros de que el servicio está publicado en su lugar de origen y de que tengamos permisos para ello. Ambas cosas las explico en un artículo anterior en el que hablo de la administración de los metadatos administrados.
Desde el sitio de destino donde queremos utilizar nuestro content type –en este caso-, solo debemos pulsar en connect y en la ventana que nos aparece poner la url de publicación del servicio.
Esta url la sacamos desde:
Central Admin // Service Application // Manage Service Applications // Seleccionamos la conexión que deseamos // Publish
En la ventana modal que nos aparece tenemos la posibilidad de publicar y no da la información sobre la url de publicación.
Publicado el 3 de Abril de 2010 por Juan José Cacho
Dentro de las opciones que nos ofrecen los MMS (Metadata Managed Service) cuando accedemos a ellos, tenemos todas las opciones de administración disponibles desde el ribbon cuando los seleccionamos en la lista de Applications Services.
Managed Metadata Service
Managed: Accedes al panel de administración del term store, donde podíamos crear nuevos términos para nuestras taxonomías.
Administrators: Especifica que usuarios tienen permisos para gestionar el servicio.
Properties: Las propiedades básicas del servicio, nombre, descripción, DB Name, App Pool…
Publish: Nos da la opción de publicar nuestro servicio para que pueda ser accesible desde otras granjas de servidores. En este panel tenemos la url necesaria para la conexión desde fuera del web application.
Permissions: Especifica que usuarios tienen permisos para realizar una conexión al servicio desde otro web application.
Managed Metadata Service Connection
Managed: Accedes al panel de administración del term store, donde podíamos crear nuevos términos para nuestras taxonomías.
Properties: Nos pfrece 4 opciones para nuestro servicio de metadatos administrados.
- Este servicio es la ubicación por defecto para las “keywords”. Por defecto esta opción esta seleccionada en el MMS del sistema.
- Este servicio es la ubicación por defecto para las columnas de términos específicos. Por defecto esta opción esta seleccionada en el MMS del sistema.
- Adquiere content types desde un Content type gallery (la url pertenece al Content Type Hub).
- Actualiza el contenido del content type “hacia abajo” en los sub-sitios y listas que utilicen el content type.
Publicado el 30 de Marzo de 2010 por Juan José Cacho
Antes de hablar de las opciones que nos ofrecen los nuevos External Content Type en Sharepoint 2010, una de las novedades destacables de esta versión, vamos a ver cómo podemos crear nuestros propios Content Types, publicarlos dentro de los content type hub incluyendo los tipos de datos que deseemos –como un metadata managed por ejemplo- y utilizarlos en cualquier sitio.
Vamos al site collection en el que queremos crear un nuevo content type. En realidad nos daría lo mismo acceder desde un Site Collection u otro, porque en realidad se creara en el Content Type Hub que seleccionemos después.
Site Actions // Site Settings // Site Collection Administrator // Content Type Publishing
Nos aparecerá un listado con los content types que tenemos publicados, en este caso, solo nos aparece los Managed Metadata que tenemos, el de sistema y el creado para las pruebas sobre taxonomías que hablamos hace unos días.
Si seleccionamos “Prueba Taxonomías”, el único content type que tenemos público ahora mismo nos parecerá un listado con todos los content types disponibles –por ahora los creados por defecto en SP2010- ordenados por tipo de dato.
NOTA: También podemos acceder a la lista de content type desde Site Settings // Galleries // Site Content Type.
Creamos un nuevo Content Type pulsando en Create…
Al crearlo tenemos varias opciones para elegir de que grupo “cuelga” nuestro content type, dependiendo de ello, tendremos unas columnas ya creadas por defecto u otras, nosotros en esta ocasión lo meteremos dentro de “Special Content Types” que nos lo dejará vacío, para definir nosotros toda la estructura del Content Type.
Creamos un nuevo grupo de Content Types llamado “Test SP2010” que utilizaremos para nuestras pruebas y pulsamos en OK.
Ya tenemos un nuevo Content type con una sola columna, “title”. A partir de ahora podemos crear toda la estructura que queramos, podemos incluir una columna con un Metadata Managed que hayamos creado anteriormente con una estructura de términos definida por nuestro cliente.
De esta forma, tenemos un Content Type para nuestras necesidades que podemos utilizar en cualquier sitio.
Publicado el 27 de Marzo de 2010 por Juan José Cacho
Utilización de un Term Set como árbol de navegación
Otra de las utilidades de nuestras taxonomías o jerarquías de términos es la de poder utilizarlas como árbol de navegación dentro de nuestras listas.
List Settings // General Settings // Metadata Navigation Settings
La primera opción que tenemos es la de agregar todos los Term Set que queramos de los que tenemos definidos en nuestros Term Store.
La segunda opción es la de poder filtrar los resultados finales.
Simplemente tenemos que añadir los que deseemos y aceptar.
La vista de nuestra lista tendrá ahora este aspecto con nuestro nuevo árbol de navegación con todos los términos existentes en ellos.
Publicado el 26 de Marzo de 2010 por Juan José Cacho
Creación de términos desde el cliente
Una de las limitaciones más visibles de las nuevas taxonomías es que el grupo de términos se crea en el Central Administration, por lo que solo un usuario con permisos podrá crear, modificar o eliminar términos.
El nuevo servicio de Metadatos Administrados del que ya hemos hablado en dos artículos anteriores, nos provee de un sistema para poder crear grupos de términos a nivel global, pero tendríamos que poder crear esos términos según las necesidades del cliente, y eso solo lo podremos hacer si el propio cliente los crear en sus rutinas diarias.
Aquí tenemos la estructura básica de una taxonomía, que nos será de utilidad para las siguientes explicaciones.
Para solventar este problema tenemos dos opciones:
1. Submission Policy – Open
Es necesario tener acceso al central administration.
Al definir un nuevo Term Set, deberemos poner la propiedad Submission Policy en Open, de esta forma estamos permitiendo que los usuarios finales creen ítems nuevos que serán guardados en nuestra taxonomía. Pudiendo así ser seleccionado en cualquier web application en el que tengamos este content type.
Una vez hecho esto, al crear nuestra nueva columna en una lista –por ejemplo-, debemos especificar que los usuarios puedan añadir nuevos ítems. Si no hemos definido Submission Policy = Open, no tendremos este campo seleccionable.
Con estos dos sencillos pasos tenemos un sistema de “términos” colaborativo, de tal forma que nuestro cliente podrá crear sus propios términos.
Es importante decir, que estos nuevos ítems no se podrán borrar desde el propio site, sino que tendremos que ir a la administración de nuestro Metadata Application para hacerlo.
Ahora vamos a verlo en funcionamiento.
Una vez realizado los pasos anteriores, cuando vamos a crear un nuevo ítem dentro de una lista, y abrimos el panel para hacer nuestra selección, veremos que tenemos una nueva opción, “Add New Item” que no nos salía antes:
Al pulsar, solamente tendremos que poner el nombre del nuevo término y listo, ya tenemos un valor más en nuestra taxonomía.
Ahora lo comprobamos en la administración de nuestro Metadata Application y veremos el nuevo término creado y listo para usarse.
2. Utilizar la taxonomía por defecto del sistema
Si no podemos acceder al central administration, siempre podemos utilizar el Term Store que viene por defecto en el SharePoint 2010.
// Central Admin // Service Application // Manage Service Applications
Por defecto, el Term Store del sistema contiene dos Term Set, Keywords para las etiquetas que utilicemos en los sitios y Orphaned terms, para las etiquetas que se hayan quedado sin documentos asociados.
El primer paso sería como siempre tener una lista o document library donde utilizar nuestra taxonomía. Los pasos para crear una columna de contenido de Metadatos Administrados ya lo explicamos en un artículo anterior, asi que pasamos directamente a las diferencias.
En el momento en el que debemos elegir nuestro Term Set, no lo haremos como hasta ahora, sino que Escogeremos directamente “Customize your term set”, de esta forma, el sistema nos creará un nuevo term set dentro del Metadata Application del sistema. Este term set tendrá el nombre de nuestra lista.
En el momento de crearla, nos dará la opción de empezar a crear nuevos términos, pulsando el botón derecho, aunque también tendremos la posibilidad de hacerlo más adelante como en el caso anterior.
Una vez aceptado, podemos comprobar que en el Metadata Application del sistema, tendremos creado un nuevo term set y que a partir de ahora, el cliente podrá crear nuevos términos desde el propio site.
NOTA: Lógicamente, para hacer este tipo de cambios, el usuario con el que lo hacemos deberá al menos tener permisos de escritura en nuestro site para poder crear términos en un term set, y permisos de administrador de sitio para crear la columna con un content type del tipo Metadata.
Publicado el 25 de Marzo de 2010 por Juan José Cacho
Despues del artículo de ayer en el que veíamos que son y como podemos utilizar las taxonomías en SharePoint 2010, hoy viene el primer ejemplo práctico.
Vamos a crear una taxonomía de términos y a utilizarla después como tipo de columna en una lista. Comenzamos.
- Configuración del Content Type Hub
- Creación de un nuevo web application con un site collection que actuará como Content Type Hub.
- Crear un nuevo Metadata Managed Store (MMS)
- Rellenamos todos los datos de la conexión:
- Name: Prueba Taxonomias
- Database Name: Nombre base de Datos
- Windows Authentication
- Crear un nuevo Application Pool
- Content Type Hub: Introducimos la url del site collection que actuará como Content Type Hub.
Una vez creada nuestra nueva taxonomía, nos toca introducir valores, para ello, pulsamos sobre el Metadata Manages Service que acabamos de crear.
Y accedemos a un panel donde podemos definir los parámetros de nuestra nueva taxonomía.
Available Service Applications nos permite seleccionar el Metadata Managed Service con el que queremos trabajar, en este caso, seleccionamos el que acabamos de crear.
Por defecto, SP2010 tiene un MMS creado que se encargará de guardar en la carpeta de términos “System” las etiquetas usadas en el sitio “KeyWords” y los términos no clasificados “Orphaned Terms”. En este MMS también se guardaran todos los términos creados en las columnas del tipo “Metadata” y que no tengan una taxonomía de términos definida. (Lo explicaré en otro artículo)
- Creamos nuestra estructura de términos
Pulsamos el botón derecho sobre el nodo principal y creamos un “Nuevo Grupo” de términos. Solamente deberemos ponerle el nombre.
Si pulsamos el botón derecho sobre el nuevo grupo creado, podemos empezar a crear los términos de nuestra taxonomía.
Los términos se pueden seguir agrupando en nuevos nodos.
Podremos importar una lista de términos desde un fichero con formato *.csv, SP2010 nos da el formato que ha de llevar el fichero de importación.
- Utilizando una taxonomía en una lista
Creamos una nueva columna en nuestra lista y seleccionamos el tipo de columna Managed Metadata.
Automáticamente nos aparecerá una nueva opción en el List Settings con los MMS creados en Site Collection para elegir que taxonomía utilizaremos en nuestra columna.
Una vez añadida la nueva columna con la taxonomía, al introducir valores nos aparecerá una ventana de este estilo:
Publicado el 24 de Marzo de 2010 por Juan José Cacho
Debido al sistema de gestión que utilizamos en Solvay, siempre han tenido mucho peso en nuestras investigaciones las mejoras en cuanto a sistemas de etiquetado, busquedas y metadatos a nivel global.
El SharePoint 2010 nos encontramos con un nuevo servicio especialmente interesante, los Metadatos Administrados (Metadata Managed Services – MMS).
Con este servicio lo que podemos hacer básicamente es definir lo que se denominan taxonomías, que no son otra cosa que datos jerárquicos definidos a nivel global y que podremos utilizar a nivel de cliente en cualquier site.
En el siguiente artículo explicaré de forma práctica como utilizar las taxonomías en nuestras listas, pero de momento nos vamos a quedar con la teoría y con el funcionamiento de este nuevo servicio.
Estructura de las taxonomías:
- Terms Stores: Es el nodo principal de la estructura de metadatos. En el están contenidos los Set Groups que a su vez contendrán los Terminos de nuestra taxonomía.
- Term Set Group: Es un grupo de Term Sets, un Term Stores puede incluir muchos de ellos.
- Term Set: Es una colección de Términos organizados de forma jerárquica. Se pueden almacenar 30.000 términos por cada Term Set, y un máximo de 1.000 terms sets por Term Stores .
- Term: Es el término en si de la taxonomía. Se pueden combinar, borrar, “deprecated”, traducir y mover.
Una de las mejoras que notaremos con los metadatos globales es el poder incluir nuestras propias taxonomías en cualquier elemento de nuestro sitio, crear motores de búsqueda o tipos de columna con nuestros metadatos.
Los términos creados en nuestros Term Sets también nos servirán como etiquetas (tags) de diferentes elementos de sitio, y también podremos utilizar los Term Groups como estructuras de navegación por nuestro sitio. -Veremos casos prácticos en próximos artículos-.
Content Types
Es importante entender que la importancia de los metadatos definidos a nivel global es el hecho de poder tener una taxonomía creada y poder compartirla de forma horizontal en diferentes Web Applications sin tener que volver a crear los mismos terminos una y otra vez.
Para ello, debemos conocer los nuevos cambios que incluye SP2010 respecto a los Content Types.
Hasta ahora, en MOSS2007 debiamos crear un content type para cada web application, si queríamos utilizar un mismo content type en varias Web Applications, tendríamos que crearlo varias veces.
Ahora, con SP2010 y el Content Type Publishing, el concepto cambia de manera radical, pudiendo compartir entre diferentes Web Applicationsnuestros content types.
Lo único que debemos hacer es crear nuestro content type y publicarlo en un Site Collection creado específicamente para actuar como Content type Hub (Concentrador), este Site Collection tendrá todos los content types que nosotros queramos compartir entre Web Applications, de forma que cualquier otra Web Applications pueda subscribirse a ese contenido, pudiendo utilizar, en este caso una taxonomía, como content type propio.
Las limitaciones de este sistema son que un content type, solo se puede publicar en un content type hub, aunque a un content type, se puedan suscribir varias Web Applications.
Más información:
Managed Metadata Planning en Microsoft TechNet
3 excelentes artículos en el blog de Ignasi Tebé
Publicado el 2 de Diciembre de 2009 por Juan José Cacho
La semana que viene, la gente del Ciin (Centro de Innovación en Integración) y de SUGES (Grupo de Usuarios de SharePoint en España), nos ofrecen un interesante WebCast con tres charlas sobre las novedades de SharePoint 2010.
Resumen de WebCast:
- 11:00 – 12:30: SharePoint 2010 Insights, BI al alcance de todos
- 12:30 – 14:00: SharePoint Foundation 2010 ya está aquí, Novedades y aspectos clave de la plataforma
- 17:30 – 19:00: SharePoint 2010, novedades en desarrollo
Este webcast servirá para celebrar el primer aniversario de SUGES. Así que ánimo a toda la gente que está trabajando para que salga adelante.
Yo por mi parte, estaré presente para ver lo que nos cuentan estos profesionales.
Podéis encontrar toda la información sobre las charlas y el registro en la web del Ciin.
